Externe Privacy verklaring
1 Inleiding
Sweco ("[Sweco Belgium", "wij", "ons" of "onze") verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u contact hebt met ons in verschillende contexten. De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerking is de entiteit van de Sweco-groep die u deze privacyverklaring heeft verstrekt.
Wij respecteren uw privacy en beschermen de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Alle verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd overeenkomstig de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG")[1] en andere toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring op elk gewenst moment naar eigen goeddunken bijwerken (zie aan het einde de datum waarop deze verklaring voor het laatst is bijgewerkt). Als er wezenlijke veranderingen worden aangebracht, zullen wij dat op deze website melden voordat de verandering van kracht wordt.
In deze privacyverklaring wordt de term "verwerking" gebruikt voor alle activiteiten waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, waaronder bv. het verzamelen, verwerken, opslaan, delen, raadplegen, gebruiken, overdragen en verwijderen van uw persoonsgegevens. De term "persoonsgegevens" verwijst naar alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
U kunt deze verklaring lezen als (i) bezoeker van de website, (ii) vertegenwoordiger of werknemer van een leverancier, (iii) vertegenwoordiger of werknemer van een klant, (iv) sollicitant, (v) contactpersoon van een potentiële klant of (vi) functionaris of werknemer van een overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie. Om deze verklaring meer relevant voor u te maken, is deze opgedeeld in secties met specifieke informatie voor de verschillende rollen die u kunt hebben wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken.
2 Bezoekers van de website
2.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de gegevens rechtstreeks van u of gegevens die gegenereerd worden door u, met inbegrip van uw apparaten, wanneer u onze website bezoekt.
2.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
2.2.1 Onderhouden, beschermen en ontwikkelen van de website
Wanneer u de website bezoekt, verwerken wij uw IP-adres en browser user agent string om spam te helpen opsporen. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om deze website te beheren en te verbeteren, voor onze interne registratie en voor statistische analyse. Voor meer informatie over de manier waarop cookies en tracking op onze websites worden gebruikt, kunt u onze cookieverklaring lezen.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
IP-adres Browser user agent string (UA) |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat onze website voortdurend wordt onderhouden en bijgewerkt, en beschermd tegen kwaadwillige aanvallen. Toestemming. Persoonsgegevens die worden verzameld voor andere doeleinden dan ons gerechtvaardigd belang, zullen alleen met uw toestemming worden verzameld. |
2.2.2 Communiceren met u en beantwoorden van uw vragen of feedback
Wanneer wij u een mogelijkheid bieden om met ons te communiceren door vragen te stellen of feedback te geven over onze diensten en ons bedrijf, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken als u een vraag, opmerking, feedback of een ander bericht indient. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communiceren.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Naam E-mailadres Adres (indien nodig voor communicatie) Telefoonnummer (indien door u verstrekt) Alle informatie in uw bericht.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met bezoekers van onze website, bv. om ons bedrijf te ontwikkelen. |
2.2.3 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure). |
2.2.4 Nieuwsbrieven
Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, zullen wij uw e-mailadres verwerken om u nieuwsbrieven te sturen.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om u de gevraagde nieuwsbrieven te sturen en om ons bedrijf te promoten. Daar deze verwerking beperkt is tot wat noodzakelijk is om aan uw verzoek te voldoen en u zich op elk gewenst moment kunt afmelden, hebben wij geconcludeerd dat ons gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens zwaarder weegt dan uw belang bij het niet verwerken van uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden. |
2.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
2.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in deze Sectie 2 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten of actoren. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
2.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in Sectie 2.2.
2.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De in de onderstaande tabel vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons.
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Externe adviseurs Tegenpartijen |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen, zie Sectie 2.2.3. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. |
2.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden. Bijvoorbeeld, bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor het onderhoud van de website, zullen wij uw gegevens zo snel als praktisch mogelijk is anonimiseren en vervolgens de geanonimiseerde gegevens gebruiken voor de verdere ontwikkeling van de website. Voor onze communicatie met u zullen wij uw persoonsgegevens verwerken zolang dat relevant is, afhankelijk van de reden voor onze communicatie, en voor onze nieuwsbrieven zullen wij uw persoonsgegevens verwerken totdat u zich afmeldt voor het ontvangen van de nieuwsbrieven.
3 Vertegenwoordigers of werknemers van leveranciers (met inbegrip van agenten, onderaannemers, verkopers, dienstverleners, consultants en andere tegenpartijen)
3.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de leverancier die u vertegenwoordigt, ons heeft verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie met de leverancier.
3.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
3.2.1 Beheer van de leveranciersrelatie
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheer van de relatie met onze leveranciers en om de algemene samenwerking en dagelijkse activiteiten te kunnen beheren met betrekking tot bv. bestellingen van producten en diensten.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de relaties met onze leveranciers te kunnen beheren en bv. de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken. |
3.2.2 Communiceren met u
In het kader van onze commerciële relatie zullen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij via verschillende kanalen met u communiceren. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communiceren in het kader van de leveranciersrelatie.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens Alle informatie in onze communicatie met u
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met onze leveranciers in het kader van onze commerciële relatie. |
3.2.3 KYC- en andere achtergrondcontroles
Wanneer een leverancier een zakelijke relatie aangaat met Sweco, kunnen wij persoonsgegevens van personen met een managementfunctie bij de leverancier verwerken om KYC- of andere achtergrondcontroles uit te voeren. Dergelijke controles maken deel uit van onze standaardprocedures bij het werven van leveranciers.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Identiteitsgegevens Contactgegevens Kopie van identiteitskaart Financiële informatie, bv. informatie afkomstig van achtergrondcontroles
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om onze Gedragscode te handhaven. |
3.2.4 Sanctiescreening
Sweco kan, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan, een sanctiescreening uitvoeren om ervoor te zorgen dat Sweco geen zakelijke relatie aangaat met iemand die onderworpen is aan EU- of VN-sancties.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Identiteitsgegevens Contactgegevens Potentiële gegevens afkomstig van sanctiescreening, die strafrechtelijke gegevens kunnen omvatten.
|
Wettelijke verplichting. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. De verwerking van strafrechtelijke gegevens wordt in dat geval uitgevoerd op grond van onze wettelijke verplichting om dergelijke gegevens te verwerken. Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om onze Gedragscode te handhaven. |
3.2.5 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure. |
3.2.6 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen van de wetgeving
Wij kunnen uw gegevens verwerken met het oog op het bieden op of deelnemen aan projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en het samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Bij het nastreven van deze doelstelling kan het noodzakelijk zijn om bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties ten behoeve van hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke doorgiftes zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het desbetreffende onderzoek of de desbetreffende procedure. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om interne onderzoeken uit te voeren in geval van vermoedelijke schendingen van de toepasselijke wetgeving.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het bieden op of deelnemen aan projecten, alsook voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. De verwerking is ook noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de toepasselijke wetgeving. |
3.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
3.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in deze Sectie 3 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, actoren of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
3.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in Sectie 3.2.
3.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De in de onderstaande tabel vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons.
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Externe adviseurs Tegenpartijen Internationale organisaties |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen (zie Sectie 3.2.2.), om naleving van de wet en onze contractuele verplichtingen te waarborgen. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen in het kader van de overeenkomsten die wij zijn aangegaan en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. |
|
Klanten |
Beheer van de klantrelatie, zie Sectie 4.2.1. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het beheer van de klantrelatie, bv. kunnen communiceren met de klant en onze diensten verlenen. |
|
Internationale organisaties |
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
Voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van een derde (internationale organisatie) om een onderzoek of procedure uit te voeren en haar doelstellingen te bereiken, evenals haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
3.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen is zolang u de vertegenwoordiger van onze leverancier bent of zolang wij een zakelijke relatie hebben met het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Bij het uitvoeren van KYC- en achtergrondcontroles zullen wij persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen nadat wij het resultaat hebben beoordeeld. In het kader van sanctiescreenings of andere wettelijke verplichtingen zullen wij persoonsgegevens verwerken zolang daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
4 Vertegenwoordiger of werknemer van een klant
4.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de klant die u vertegenwoordigt, ons heeft verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie met de klant.
4.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
4.2.1 Beheer van de klantrelatie
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheer van de relatie met onze klanten en om de algemene samenwerking en dagelijkse activiteiten te kunnen beheren die noodzakelijk zijn om onze producten en diensten te leveren.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de relaties met onze klanten te kunnen beheren en bv. de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken. |
4.2.2 Verlenen van ondersteunende diensten
Wij zullen contactgegevens verwerken van contactpersonen die onze klanten vertegenwoordigen en die contact met ons opnemen voor ondersteuning. Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het verlenen van ondersteuning aan onze klanten en het mogelijk maken om onze diensten te gebruiken.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen verlenen van ondersteunende diensten aan onze klanten. |
4.2.3 Sanctiescreening
Sweco kan, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan, een sanctiescreening uitvoeren om ervoor te zorgen dat Sweco geen zakelijke relatie aangaat met iemand die onderworpen is aan EU- of VN-sancties.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Identiteitsgegevens Contactgegevens Potentiële gegevens afkomstig van sanctiescreening, die strafrechtelijke gegevens kunnen omvatten.
|
Wettelijke verplichting. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. De verwerking van strafrechtelijke gegevens wordt in dat geval uitgevoerd op grond van onze wettelijke verplichting om dergelijke gegevens te verwerken. Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om onze Gedragscode te handhaven. |
4.2.4 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure. |
4.2.5 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen van de wetgeving
Wij kunnen uw gegevens verwerken met het oog op het bieden op of deelnemen aan projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en het samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Bij het nastreven van deze doelstelling kan het noodzakelijk zijn om bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties ten behoeve van hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke doorgiftes zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het desbetreffende onderzoek of de desbetreffende procedure. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om interne onderzoeken uit te voeren in geval van vermoedelijke schendingen van de toepasselijke wetgeving.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie en alle informatie in onze communicatie met u.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het bieden op of deelnemen aan projecten, alsook voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. De verwerking is ook noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de toepasselijke wetgeving. |
4.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
4.3.1 Openbaarmaking en overdracht van persoonsgegevens
Waar nodig om de in deze Sectie 4 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, actoren of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
4.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in Sectie 4.2.
4.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De in de onderstaande tabel vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons.
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Externe adviseurs Tegenpartijen Internationale organisaties |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen (zie Sectie 4.2.3.), om naleving van de wet en onze contractuele verplichtingen te waarborgen. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen in het kader van de overeenkomsten die wij zijn aangegaan en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. |
|
Internationale organisaties |
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar statutaire of internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
Voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van een derde (internationale organisatie) om een onderzoek of procedure uit te voeren en haar doelstellingen te bereiken, evenals haar statutaire of internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
4.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen is zolang u de vertegenwoordiger van onze klant bent of zolang wij een zakelijke relatie hebben met het bedrijf dat u vertegenwoordigt. In het kader van sanctiescreenings of andere wettelijke verplichtingen zullen wij persoonsgegevens verwerken zolang daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
5 Werving van talent
5.1 Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens van:
- Uzelf, die u aan ons verstrekt wanneer u solliciteert voor een van onze functies, bv. uw cv en sollicitatiebrief.
- Openbaar beschikbare bronnen, bv. bij het uitvoeren van achtergrondcontroles.
- Externe recruiters, die betrokken zijn geweest bij het wervingsproces en die ons informatie over u hebben verstrekt.
5.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
5.2.1 Beheren van het wervingsproces
Uw persoonsgegevens zullen door ons worden verwerkt in het kader van het algemene beheer van het wervingsproces. Verwerkingsactiviteiten die deel uitmaken van dit proces zijn bv. het verzamelen van uw persoonsgegevens, het beoordelen van cv's en sollicitatiebrieven, het voeren van sollicitatiegesprekken, het beoordelen van u als kandidaat en het communiceren met u in het kader van het wervingsproces.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Cv Sollicitatiebrief Interne aantekeningen met betrekking tot de beoordeling van u als kandidaat |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van het wervingsproces om ervoor te zorgen dat wij de meest geschikte kandidaten in dienst nemen. |
5.2.2 Beoordelingsproces van sollicitanten
In het kader van de werving voeren wij een beoordelingsproces uit van potentiële werknemers. Dit kan achtergrondcontroles omvatten en, waar toegestaan onder de nationale wetgeving, strafrechtelijke achtergrondcontroles. Het beoordelingsproces kan ook het scannen op activiteiten op sociale media en andere voetafdrukken op het internet omvatten.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Identiteitsgegevens Contactgegevens Gegevens over vaardigheden Activiteit op sociale media en het internet |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van achtergrondcontroles om ervoor te zorgen dat wij geschikte kandidaten in dienst nemen. Wij zullen geen strafrechtelijke gegevens verwerken. Eventuele strafrechtelijke achtergrondcontroles zullen worden onderworpen aan een handmatig proces. |
5.2.3 Sluiten van de arbeidsovereenkomst
Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst met u, bv. bij het verzamelen van referenties. Uw persoonsgegevens zullen ook worden verwerkt in de arbeidsovereenkomst die wij sluiten en bij de start van het inwerkproces. Nieuwe werknemers zullen een meer gedetailleerde interne privacyverklaring ontvangen tijdens de inwerkperiode.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Rijksregisternummer Organisatorische informatie, zoals het bedrijf van de werkgever, arbeidsstatus, operationele afdeling, geografische plaatsing, kostenplaats, organisatie, plaats van tewerkstelling Loon Gegevens over de voordelen Referenties |
Overeenkomst. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst (de arbeidsovereenkomst) met u. |
5.2.4 Kandidatendatabank
Als u de baan waarvoor u solliciteerde niet krijgt, kunnen wij er nog steeds belang bij hebben uw persoonsgegevens te bewaren om contact met u op te kunnen nemen in geval van toekomstige vacatures die bij uw profiel passen. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen voor dat doel bewaren als u toestemming geeft voor de verwerking ervan.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens CV Sollicitatiebrief |
Toestemming. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen in een kandidatendatabank bewaren als u ons uw toestemming geeft daarvoor. Wij zullen u jaarlijks vragen om uw toestemming te vernieuwen als u geregistreerd wilt blijven in de kandidatendatabank. |
5.2.5 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure. |
5.2.6 Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Naast wettelijke verplichtingen op het gebied van tewerkstelling verwerken wij uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen in verband met controles van werkvergunningen, met inbegrip van de opslag van daarbij behorende documentatie.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Identiteitsgegevens Rijksregisternummer Documentatie werkvergunning |
Wettelijke verplichting. De verwerking is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. |
5.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
5.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in deze Sectie 5 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten of actoren. De in Sectie 5.3.2 vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens namens ons verwerken in de hoedanigheid van gegevensverwerkers (d.w.z. deze actoren verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies). De in Sectie 5.3.3 vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
5.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in deze Sectie 5.
5.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Externe adviseurs Tegenpartijen |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen, zie Sectie 5.2.5. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. |
|
Externe recruiters |
Beheren en vergemakkelijken van het wervingsproces, zie Sectie 5.2.1. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat het wervingsproces zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd en dat wij de beste kandidaten in dienst kunnen nemen. |
|
Externe bedrijven voor achtergrondcontroles |
Uitvoeren van het doorlichtingsproces, zie Sectie 5.2.2. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van een doorlichtingsproces voordat iemand in dienst wordt genomen om ervoor te zorgen dat wij geschikte kandidaten in dienst nemen. |
|
Referentiepersonen |
Het natrekken van referenties alvorens te beslissen om de arbeidsovereenkomst te sluiten, zie Sectie 5.2.3. |
Noodzakelijk als maatregel om de arbeidsovereenkomst met u te sluiten. |
5.4 Hoe lang zullen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, over het algemeen zolang u zich in het wervingsproces bevindt. Als u echter niet de baan krijgt waarvoor u hebt gesolliciteerd, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren zolang u een rechtsvordering kunt instellen met betrekking tot de afwijzing van uw sollicitatie. Als u daarmee instemt, kunnen wij uw gegevens opslaan in onze kandidatendatabank voor toekomstige wervingsprocessen. In dat geval zullen uw gegevens tot één jaar na afloop van het wervingsproces worden bewaard.
5.5 Meer gedetailleerde informatie
Voor meer gedetailleerde informatie over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt in uw specifieke wervings- of talentacquisitieproces, verwijzen wij u naar de informatie die beschikbaar is via uw lokale talentacquisitie- of wervingskanaal.
6 Contactpersoon van een potentiële klant
6.1 Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Wij verzamelen de verwerkte gegevens die door u, of een andere vertegenwoordiger van de potentiële klant, zijn verstrekt in het kader van ons proces voor de beoordeling van en communicatie met potentiële klanten.
6.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
6.2.1 Beheer en administratie van potentiële klanten
Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken ten behoeve van het beheer en de administratie van het algemene proces van het benaderen en beoordelen van potentiële klanten.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen beheren van potentiële klanten. |
6.2.2 Marketingcommunicatie
Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken om onze diensten aan uw organisatie aan te bieden. U zult zich op elk gewenst moment kunnen afmelden voor onze marketingcommunicatie. In dat geval zullen wij stoppen met onze communicatie.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen beheren van potentiële klanten. |
6.2.3 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure. |
6.2.4 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen van de wetgeving
Wij kunnen uw gegevens verwerken met het oog op het bieden op of deelnemen aan projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en het samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Bij het nastreven van deze doelstelling kan het noodzakelijk zijn om bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties ten behoeve van hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke doorgiftes zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het desbetreffende onderzoek of de desbetreffende procedure. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om interne onderzoeken uit te voeren in geval van vermoedelijke schendingen van de toepasselijke wetgeving.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie en alle informatie in onze communicatie met u.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het bieden op of deelnemen aan projecten, alsook voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. De verwerking is ook noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de toepasselijke wetgeving. |
6.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
6.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in deze Sectie 6 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, actoren of internationale organisaties. De in Sectie 6.3.2 vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens namens ons verwerken in de hoedanigheid van gegevensverwerkers (d.w.z. deze actoren verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies). De in Sectie 6.3.3 vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
6.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in deze Sectie 6.
6.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Internationale organisaties Externe adviseurs Tegenpartijen |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen (zie Sectie 6.2.1.), om naleving van de wet en onze contractuele verplichtingen te waarborgen. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen in het kader van de overeenkomsten die wij zijn aangegaan en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. |
|
Internationale organisaties |
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
Voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van een derde (internationale organisatie) om een onderzoek of procedure uit te voeren en haar doelstellingen te bereiken, evenals haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
6.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen is zolang wij met u in contact staan over een mogelijke zakelijke relatie of als u beslist om af te melden voor communicatie. In het algemeen zullen wij uw gegevens niet langer dan een jaar na onze laatste communicatie bewaren als wij geen zakelijke relatie zijn aangegaan met het bedrijf dat u vertegenwoordigt.
7 Functionaris of werknemer van een overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie
7.1 Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de persoonsgegevens die u, of de overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie die u vertegenwoordigt, ons heeft verstrekt in het kader van onze professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie.
7.2 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
7.2.1 Beheer van de professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het beheren van een professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie met een entiteit die u vertegenwoordigt en het kunnen beheren van de algemene samenwerking en dagelijkse activiteiten met betrekking tot bv. onze projecten die de overheidsinstantie of organisatie die u vertegenwoordigt financiert, meefinanciert of waarbij ze anderszins betrokken is.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens |
Gerechtvaardigd belang. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om onze professionele, commerciële of publiekrechtelijke relaties met een entiteit die u vertegenwoordigt, te kunnen beheren en bv. de dagelijkse communicatie te vergemakkelijken. |
7.2.2 Communiceren met u
In het kader van de professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie met een entiteit die u vertegenwoordigt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij via verschillende kanalen met u communiceren. Het doel van de verwerking is om met u te kunnen communiceren in het kader van onze relatie.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Contactgegevens Identiteitsgegevens Alle informatie in onze communicatie met u.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met onze leveranciers in het kader van onze commerciële relatie. |
7.2.3 Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure).
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om de rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil of juridische procedure. |
7.2.4 Het delen van informatie met overheidsinstanties en internationale organisaties en het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen van de wetgeving
Wij kunnen uw gegevens verwerken met het oog op het bieden op of deelnemen aan projecten waarbij overheidsinstanties en/of internationale organisaties betrokken zijn, en het samenwerken met dergelijke overheidsinstanties en internationale organisaties om criminele activiteiten, contractbreuken en andere schendingen te voorkomen en tegen te gaan. Bij het nastreven van deze doelstelling kan het noodzakelijk zijn om bepaalde noodzakelijke gegevens door te geven aan overheidsinstanties of internationale organisaties ten behoeve van hun rechtmatige onderzoeken en procedures. Dergelijke doorgiftes zullen uitzonderlijk zijn en de reikwijdte van de overgedragen gegevens zal beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het desbetreffende onderzoek of de desbetreffende procedure. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om interne onderzoeken uit te voeren in geval van vermoedelijke schendingen van de toepasselijke wetgeving.
|
Categorieën persoonsgegevens |
Wettelijke basis |
|
Alle hierboven vermelde informatie.
|
Gerechtvaardigd belang. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het bieden op of deelnemen aan projecten, alsook voor de nakoming van onze wettelijke verplichtingen (inclusief contractuele verplichtingen) en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. De verwerking is ook noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van interne onderzoeken in geval van vermoedelijke schendingen om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de toepasselijke wetgeving. |
7.3 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
7.3.1 Algemeen
Waar nodig om de in deze Sectie 7 vermelde doeleinden te bereiken, delen wij uw persoonsgegevens met andere entiteiten, autoriteiten, actoren of internationale organisaties. Houd er echter rekening mee dat wij, ongeacht de hoedanigheid van de ontvangers, uw persoonsgegevens alleen zullen delen met vertrouwde actoren en alleen voor zover noodzakelijk.
7.3.2 Gegevensverwerkers die namens ons optreden
Om de doelen van de verwerking van uw persoonsgegevens te bereiken en ons bedrijf te kunnen runnen, geven wij persoonsgegevens door aan externe partijen, zoals door ons ingeschakelde externe dienstverleners en andere partners. Deze externe partijen zullen optreden als onze gegevensverwerkers en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die deze externe partijen namens ons uitvoeren. De doelen van de verwerkingsactiviteiten die wij uitvoeren, worden beschreven in Sectie 7.2.
7.3.3 Ontvangers die optreden als verwerkingsverantwoordelijken
De in de onderstaande tabel vermelde categorieën ontvangers zullen persoonsgegevens verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijken, d.w.z. deze ontvangers zullen de doelen en middelen van de verwerking bepalen zonder betrokkenheid van ons.
|
Ontvangers |
Doel |
Wettelijke basis |
|
Rechtbanken en arbitragecommissies Overheidsinstanties Externe adviseurs Tegenpartijen Internationale organisaties |
Om rechtsvorderingen uit te oefenen, in te stellen of te verdedigen (zie Sectie 3.2.2.), om naleving van de wet en onze contractuele verplichtingen te waarborgen. |
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om rechtsvorderingen te beheren en te verdedigen, bv. in het kader van een geschil. Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen in het kader van de overeenkomsten die wij zijn aangegaan en voor de behartiging van ons breder gerechtvaardigd belang om samen te werken met overheidsinstanties of internationale organisaties en om deze de noodzakelijke gegevens te verstrekken voor hun rechtmatige onderzoeken en procedures. |
|
Internationale organisaties |
Om een internationale organisatie in staat te stellen haar onderzoek of procedure uit te voeren en haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
Voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van een derde (internationale organisatie) om een onderzoek of procedure uit te voeren en haar doelstellingen te bereiken, evenals haar statutaire en internationale wettelijke verplichtingen na te komen. |
7.4 Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt zolang dat nodig is voor de hierin beschreven doeleinden, wat over het algemeen is zolang u de vertegenwoordiger of werknemer van de respectieve overheid, overheidsinstantie of internationale organisatie bent of zolang wij een professionele, commerciële of publiekrechtelijke relatie hebben met de entiteit die u vertegenwoordigt.
8 Passende voorzorgsmaatregelen voor doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER
Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven of openbaar maken aan ontvangers buiten de EU/EER (derde land), voornamelijk in situaties waarin wij een beroep doen op derde gegevensverwerkers die gegevens verwerken in een derde land.
Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven of openbaar maken aan een ontvanger in een land buiten de EU/EER, zullen wij altijd ervoor zorgen dat passende voorzorgsmaatregelen zijn genomen (zoals de standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie, met inbegrip van andere aanvullende voorzorgsmaatregelen zoals noodzakelijk in ieder geval) om de persoonsgegevens te beschermen. Verder voeren wij regelmatig risicobeoordelingen uit om te beoordelen welke aanvullende maatregelen moeten worden genomen om de betrokkene te beschermen tegen de doorgifte of openbaarmaking.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan internationale organisaties, in het bijzonder in het kader van hun onderzoeken of procedures met betrekking tot Sweco-projecten die deze organisaties financieren of meefinancieren, of anderszins indien dit nodig is om onze contractuele verplichtingen met betrekking tot die projecten na te komen of in de loop van het bieden op projecten. Bij afwezigheid van een beslissing van de Europese Commissie waarin een adequaat beschermingsniveau wordt gevonden bij een dergelijke internationale organisatie en de onmogelijkheid om passende waarborgen toe te passen, zullen wij uw gegevens doorgeven op basis van een afwijking voor gewichtige redenen van algemeen belang op grond van artikel 49(1)(d) AVG. Dergelijke doorgifte zal uitzonderlijk zijn en zal alleen plaatsvinden indien dat noodzakelijk is wegens gewichtige redenen van algemeen belang.
Als u meer details wilt hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens en of uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, neem dan contact met ons op via de contactgegevens zoals hieronder vermeld in Sectie 9.
9 Uw rechten
Volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om uw rechten te kunnen uitoefenen. U kunt een verzoek indienen om uw rechten uit te oefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in Sectie 9 hieronder.
U hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om de volgende rechten uit te oefenen:
Toegang
U kunt de bevestiging vragen of er al dan niet persoonsgegevens worden verwerkt en, als dat het geval is, toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en aanvullende informatie, zoals de doeleinden van de verwerking. U hebt ook het recht een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien het verzoek langs elektronische weg wordt gedaan, zal de informatie worden verstrekt in een algemeen gebruikt elektronisch formaat indien u niet anders verzoekt.
Bezwaar tegen bepaalde verwerking
U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang om redenen die betrekking hebben op uw bijzondere situatie. In een dergelijke situatie zullen wij stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, tenzij wij kunnen aantonen dat het belang zwaarder weegt dan uw privacybelang of dat het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om rechtsvorderingen te beheren of te verdedigen.
Rectificatie
U hebt te allen tijde het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten rectificeren, alsmede, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, het recht op aanvulling van onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
Wissen
U kunt uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden laten wissen, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter niet wissen als wij bv. wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren.
Beperking van de verwerking
U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot alleen de opslag van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wilt dat uw persoonsgegevens worden gewist. Als de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is, mogen wij, naast het opslaan van de gegevens, uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming verwerken, of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen of om rechten van anderen te verdedigen.
Intrekking van toestemming
U heeft het recht om te allen tijde uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming.
Gegevensportabiliteit
U kunt vragen om een machineleesbare kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming of op basis van het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, en welke persoonsgegevens door u aan ons zijn verstrekt (gegevensportabiliteit) en verzoeken om de informatie door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (waar mogelijk).
Klachten bij de toezichthoudende autoriteit
U hebt het recht om klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de bevoegde lokale Gegevensbeschermingsautoriteit, bijvoorbeeld: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
10 Contactgegevens
Als u vragen of zorgen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met
[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
